Extern representation är aktiviteter som syftar till att förbättra affärsrelationer med kunder, leverantörer och andra intressenter som finns utanför företaget.
Utgifter för extern representation kan exempelvis vara utgifter för frukost, lunch, middag, supé, dryck, biljetter till idrottsliga evenemang, teaterbiljetter, representationsgåvor och greenfee vid golfspel.
För att ett företag ska få göra skattemässiga avdrag för utgifter avseende representation krävs det att det finns ett omedelbart samband mellan representationen och den verksamhet som bedrivs i företaget. Ett omedelbart samband innebär att representationen syftar till att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser, att representationen avser jubileum eller personalvård.
På verifikationer som avser utgifter för extern representation måste du ange syftet med den externa representationen och vilka som har deltagit vid representationen med namn och det företag som de representerar.
Utgifter för extern representation kan betalas av företaget direkt eller av en anställd eller en delägare som överlämnar kvittot till företaget och får skattefri kostnadsersättning för utläggen. En utbetalning för representation till en anställd kan göras via direktbetalning till privatkonto eller via löneutbetalningen och en delägare kan få sin kostnadsersättning via en egen insättning.
Tidigare har företaget fått avdrag för 90 kronor + moms/person vid representation. Dessa regler har ändrats.
Vid representation i form av mat och dryck gäller följande:
Vid extern representation får företaget inte göra något avdrag avseende frukost, lunch, middag och supe´.
Utgifter för förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som måltid
och som är av mindre värde är avdragsgilla. Förfriskningar och annan enklare förtäring är exempelvis kaffe,
te läsk, kakor, saft, frukt, frallor, enklare smörgås, bullar och godis.
För kringkostnader medges ett skattemässigt avdrag med 180 SEK exklusive moms (år 2016/2017) per person. Med kringkostnader menas entréavgifter till konserter och andra föreställningar, t.ex. cirkus-, biograf-, teater-, opera-, balett-, trolleri-, revy-, operett- och musikalföreställningar samt vissa musikgalor, djurparker, idrottsevenemang och greenfee vid golfspel.
De skattemässiga avdragsbegränsningarna gäller oavsett om den externa representationen är förlagd utomlands eller i Sverige. Avdragsbegränsningarna gäller per representationstillfälle och om en representation sträcker sig över flera dagar räknas varje dag som ett representationstillfälle.
Vad gäller mat och dryck enligt ovan gäller följande regler:
Mat och dryck är inte en avdragsgill kostnad däremot så får den ingående momsen dras av
på ett momsunderlag på max 300 kronor exkl moms/person. (Momsen på maten är 12% och på dryck 25%)
Här kan man välja mellan 2 olika räknesätt:
Räkna på maten och drycken proportionellt
(dvs hur stor del är mat (12%) och dryck (25%) omräknat till 300 kronor exkl moms
istället för totalbeloppet per person)
eller
det betydligt enklare, dvs välj schablonavdraget på 46 kronor/person.
Du äter tillsammans med 4 kunder. Betalning görs med bankkort.
Totalt äter och dricker ni för 2 370 kronor, där 370 kronor är moms, 1000 kronor är ersättning för mat (12%) och 1000 kronor är ersättning för dryck (25%).
Momsunderlaget får maximalt vara 300 kronor/person och detta gör totalt 300x4 = 1200 kronor.
Den avdragsgilla kostnaden är 0 kronor, avdragsgill ingående moms är 222 kronor (1200 * 50% * 12% + 1200 * 50% * 25%) och den icke avdragsgilla kostnaden är 2148 kronor (2370-222)
Du konterar så här:
Kredit bank (1930) 2370 kronor
Debet moms (2641) 222 kronor
Debet representation ej avdragsgill (6072) 2148 kronor
Du och tre kunder spelar golf tillsammans, som en representation, där du betalar ur "egen ficka".
Då du betalade med egna, skattade pengar bokförs detta som en egen insättning från dig till firman.
Totalt kostar representationen 2 120 kronor varav 120 kronor är moms och 2000 kronor är ersättningen för greenfee. Den avdragsgilla kostnaden är 720 kronor (180x4 personer), avdragsgill ingående moms är 43 kronor (720x6%) och den icke avdragsgilla representationen är 1357 kronor (2120-720-43)
Du konterar så här:
Kredit Egen insättning (2018) 2120 kronor
Debet moms (2641) 43 kronor
Debet representation, avdragsgill (6071) 720 kronor
Debet representation, ej avdragsgill (6072) 1357 kronor
representation kundmiddag evenemang